关于做好2023年度文书档案归档工作的通知

学校各单位：

由于学校档案管理系统崩溃，2023--2024两个年度的文书档案尚未完成归档工作。为做好我校2023年度文书档案的归档工作，确保文书档案归档完整，现将有关事项通知如下：

一、文书档案的归档

（一）各单位兼职档案员应根据《taptap点点电子文书档案管理细则》（档案[2013]10号）和《taptap点点电子文件材料归档范围和保管期限表》（档案[2013]11号）等文件要求,结合本单位OA系统收发文，把应归档的文件材料收集齐全,以“件”为单位整理归档（整理归档步骤见附件1）。

（二）归档要求

1. OA系统中运行的收发文

（1）根据我校OA系统中运行的电子公文实行纸质文件归档工作。

（2）文档打印：

发文部分：需打印发文正文、附件、发文办理单等材料，发文正本在前，发文办理单在后。校级发文需由兼职档案员联系本部门校发文拟稿人领取盖章红头文件；单位发文由各单位自行打印红头文件，并加盖单位公章。

收文部分：收文请于2025年6月到党政办公室机要科领取收文原件，并打印该文件的收文办理单，与该文件相对应的办文材料一并归档，收文文件办理单在前，收文在后。机要室未提供的收文原件，各单位可在OA系统打印文件及收文办理单。

2.未进入OA系统的应归档文件材料

这类材料的归档重点是以基于本单位主要职能所产生的不同载体、不同形式的材料，特别是全局性、综合性的文件材料，主要包括：

（1）本单位制订的工作条例、制度、会议纪录、会议材料、工作刊物、合同、协议书、领导的讲话稿、发言稿、统计报表等等。

（2）外单位直接寄到本单位的文件及本单位的业务办件和上报材料。主要保存那些与本单位工作有直接关系的，有参考价值的指令性、指导性文件，以及办文过程中产生的文件。

3、各单位应归档文件材料收集完毕后先交由档案馆工作人员分类，确定保管期限，再由各单位兼职档案员进行归档文件著录（文件著录内容及格式见附件1）。

二、相关要求

1.档案工作是学校重要的基础性工作，部门归档制度是高校档案工作的一项基本制度，是做好高校档案工作的基础。各单位档案工作负责人要高度重视本单位档案归档工作，充分保障兼职档案员的工作时间，确保归档工作按时保质保量完成。

2.各单位请于2025年9月底完成2023年度文书档案归档工作。其中，华文教育处文书档案向厦门校区档案馆归档，其他单位向泉州校区档案馆归档。归档过程中如有不明之处，可咨询档案馆业务室：

泉州校区（李克砌办公楼五楼）联系电话：0595-22693681

3.2024年度文书档案归档时间另行通知。

附件1文书档案整理归档步骤、文件著录内容及格式

附件2taptap点点电子归档单位类目代码表

taptap点点电子档案馆

2025年5月13日